Chancen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

03.01.2022 11:35

Was kann die Digitalisierung?

Der digitale Wandel birgt enorme Chancen für Dich und Dein Unternehmen. Speziell interne Geschäftsprozesse von der Terminvereinbarung bis zur Abwicklung von Aufträgen profitieren von durchdachten digitalen Tools.


Als übergeordnete Herausforderung umfasst die Digitalisierung nahezu sämtliche Arbeits- und Lebensbereiche von Unternehmen und Kunden gleichermaßen. Die Chancen reichen von optimierten Arbeitsprozessen bis zu globalem Zugriff auf wertvolle Daten. Unternehmen sind gut beraten, sich den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen, wenn sie auch morgen noch konkurrenzfähig sein wollen. Das Tool Zoho One bieten Dir ein leistungsstarkes, integriertes System, das Dir den Schritt in die Digitalisierung erleichtert.

Digitalisierung der Arbeitswelt: Unternehmensprozesse im Überblick

Die Digitalisierung betrifft als übergreifendes Phänomen grundsätzlich sämtliche Unternehmensabteilungen. Besonders interne unternehmerische Prozesse können in hohem Ausmaß von den Chancen der Digitalisierung profitieren. Zahlreiche bisher aufwändige und manuelle Schritte lassen sich automatisieren. Dies beschleunigt die internen Prozesse des Unternehmens und optimiert die Arbeitsabläufe. Gleichermaßen nimmt die Fehleranfälligkeit der Prozesse im Zuge der Digitalisierung deutlich ab. Die internen Prozesse laufen sowohl schneller als auch mit weniger Störungen ab. So kannst Du etwa ganze Transaktionen in wenigen Klicks über Online-Formulare abwickeln. Diese werden verzögerungsfrei weitergeleitet. Lieferungen und bestellte Artikel gelangen auf diese Weise deutlich schneller an ihren Einsatzort.

Optimierter Informations- und Datenaustausch

Informationen und Daten können in einer digitalisierten Umgebung wesentlich schneller und effizienter ausgetauscht werden. Von nahezu jedem Ort auf dieser Welt können Menschen und Unternehmen miteinander oder mit Geräten in Verbindung treten. Die Grundlage hierfür leisten bereits eine schnelle Internetverbindung sowie mobile Endgeräte wie Tablets, Notebooks und Smartphone. 


Dank der globalen Vernetzung ist der Informationsaustausch oder der Austausch von Daten ebenso möglich wie das Durchführen von Besprechungen oder Meetings. Kundentermine lassen sich in wenigen Klicks über Formulare online vereinbaren. Mittels Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM) wird die Kundenkommunikation deutlich vereinfacht. Arbeitsmaterialien lassen sich in digitaler Form versenden und austauschen. Daher lässt sich die Digitalisierung auch als ein Eckpfeiler der Globalisierung verstehen. 


Auch für kleine und mittlere Unternehmen werden die Hürden der Internationalisierung dank der digitalen Möglichkeiten immer geringer. Dank fortgeschrittener Technologien wie Smart-Home oder IoT ist sogar die Steuerung von Geräten oder Maschinen aus der Ferne über die digitale Technologie möglich. Damit ist ein ortsunabhängiger Zugriff kein Problem mehr.

Kosteneinsparung

Die Digitalisierung reduziert zahlreiche Kosten, die in Summe nicht zu vernachlässigen sind. Alleine das viele Papier im herkömmlichen Büro verursacht hohe Aufwendungen. Dazu gehören Druckkosten und Beschaffung ebenso wie Porto sowie Archivierungskosten. Digitale Prozesse sind ein Schritt in Richtung des papierlosen Büros, wodurch diese und vergleichbare Kosten teilweise oder vollständig entfallen.


Rechtssichere Aufbewahrung der Daten

Mit durchdachter Digitalisierungsstrategie kannst Du digitale Daten übersichtlich und rechtssicher archivieren. Zahlreiche Dokumente bedürfen nicht mehr der Papierform. Damit sind unübersichtliche dicke Ordner weitgehend obsolet. Alle zueinander gehörenden digitalisierten Dokumente lassen sich vollständig und rechtssicher archivieren. Auch die Kosten für diese Archivierung fallen gegenüber der bisherigen Papierform deutlich geringer aus.


Unabhängigkeit von Ort und Zeit

Dank digitaler Technologien werden sämtliche Unternehmensprozesse deutlich unabhängiger von einzelnen ausführenden Personen. Da Daten digital gespeichert und verteilt werden können, wird das Wissen um die Prozesse des Unternehmens zugänglicher. Neue Mitarbeiter lassen sich effizienter einarbeiten und ein möglicher Abgang einzelner Beschäftigter ist mit weniger Risiken verbunden.

Effizienz durch Automatisierung

Nicht nur die Kosten der Beschaffung und Archivierung, sondern auch der indirekte Aufwand für die Papierbearbeitung wird mit dem Übergang in die digitale Technologie reduziert. Digitale Prozesse tragen dazu bei, einzelne Abläufe zu standardisieren. Dank unterschiedlicher Automatisierungs-Grade wächst die Effizienz enorm.


Transparenz und Übersicht

Digitale Tools zum Management von Unternehmensprozessen leisten einen wichtigen Beitrag zur Effizienz. Es lässt sich leichter nachvollziehen, welche Tätigkeiten in welchem Zeitraum durch welche Mitarbeiter vollzogen wurden. Bei papierbezogenen Arbeiten ist ein solcher Rückschluss meist nicht mehr möglich. Durch die neugewonnene Transparenz ist eine wichtige Grundlage für die Steuerung der Tätigkeiten sowie eine Beurteilungs-Grundlage für künftige Optimierungen gegeben.


Vorteile der Digitalisierung für den Unternehmenswert

Der Unternehmenswert ist eine komplexe Zahl, zu deren Ermittlung auch Aspekte wie die Qualität der Prozesse heranzuziehen ist. Die Digitalisierungsvorteile umfassen eine gesteigerte Effizienz, verbesserte Transparenz, Automatisierung, geringere Fehleranfälligkeit und dies alles zu geringeren Kosten. Dies sind Kriterien für den Unternehmenswert und damit den Kaufpreis eines Unternehmens. Da ein Unternehmen aus mehr als der Summe seiner Einzelteile besteht, leisten optimierte Prozesse einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenswert.


Vorteile und Chancen mit Zoho One

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